Informe de Viajes ACC es una aplicación gestionada por la Asociación Central de Colombia para registrar, preparar y gestionar informes de viaje. Esta política explica cómo la aplicación accede, usa, almacena, conserva, comparte y elimina datos, incluidos datos obtenidos mediante las APIs de Google.
La aplicación puede procesar actividades de viaje, fechas, destinos, kilometraje, viáticos, hospedaje, peajes, transporte, soportes y la información necesaria para generar, revisar y enviar informes.
La conexión con Gmail es opcional y requiere autorización expresa de cada usuario mediante Google OAuth. Para la función de búsqueda de comprobantes de peajes, Informe de Viajes ACC solicita únicamente el alcance https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly.
Cuando el usuario pulsa “Escanear” en la sección de peajes, la aplicación busca, dentro de la ventana de fechas del informe, mensajes relacionados con proveedores de comprobantes de peajes conocidos por la aplicación y también mensajes que contienen los términos “peaje” o “peajes”, con el fin de encontrar comprobantes válidos aunque cambie el remitente o el formato del correo. Para los mensajes candidatos puede leer el identificador del mensaje, remitente, asunto, fecha, estructura o contenido necesario para localizar los soportes y descargar adjuntos XML, PDF o ZIP relacionados con la factura electrónica o el comprobante. Encontrar un mensaje no significa que se cree automáticamente un registro de peaje: el documento debe pasar por el procesamiento, validación y deduplicación existentes antes de asociarse al informe.
El acceso de solo lectura es necesario porque la aplicación debe leer el contenido de los documentos adjuntos para identificar la transacción, extraer sus datos, evitar duplicados y permitir al usuario conciliarla con una actividad de viaje. Un permiso limitado únicamente a metadatos no proporciona el contenido de esos comprobantes y no permite realizar esta función.
Informe de Viajes ACC no almacena una copia completa del buzón de Gmail ni conserva el contenido de mensajes que no resultan pertinentes para la función de peajes. Cuando durante un escaneo solicitado por el usuario se encuentra un comprobante pertinente, la aplicación puede conservar en almacenamiento privado únicamente la información necesaria para la gestión del informe, como el identificador del mensaje de origen, datos estructurados de la transacción y los archivos XML, PDF o ZIP del comprobante.
Estos datos se utilizan para identificar y deduplicar la factura, conciliar el valor del peaje, conservar el soporte del gasto y permitir su consulta dentro del informe. Los datos derivados de Gmail se muestran al propio usuario y, cuando forman parte de un informe institucional, únicamente a usuarios autorizados que deban revisar o gestionar dicho informe.
Informe de Viajes ACC no almacena el buzón completo de Gmail. Los mensajes que no contienen comprobantes relevantes no se conservan como parte del informe de viaje.
Cuando el usuario solicita un escaneo y se identifica una factura o comprobante de peaje válido, la aplicación puede almacenar únicamente los datos necesarios para el informe de viaje, incluidos el identificador del mensaje de origen, los datos estructurados de la transacción y los archivos XML, PDF o ZIP relacionados con el comprobante.
Estos datos se conservan mientras sean necesarios para elaborar, revisar, respaldar y conservar el informe de viaje correspondiente, así como durante cualquier periodo adicional requerido por obligaciones institucionales, contables, documentales o legales aplicables a la Asociación Central de Colombia.
Cuando los datos dejan de ser necesarios para esas finalidades y no existe una obligación aplicable que requiera conservarlos, son elegibles para eliminación de los registros y del almacenamiento activo de la aplicación.
El usuario puede solicitar la eliminación de datos obtenidos o derivados de su cuenta de Google escribiendo a tesoreria@asocentral.org. Después de verificar la identidad del solicitante y determinar los registros involucrados, la Asociación Central de Colombia eliminará los datos que ya no sean necesarios y que no estén sujetos a una obligación institucional, contable, documental o legal de conservación.
Si determinados datos deben conservarse por una obligación aplicable, su uso quedará limitado exclusivamente a esa finalidad y serán eliminados cuando dicha obligación deje de aplicar.
Revocar el acceso desde la Cuenta de Google impide nuevos accesos a Gmail, pero no elimina automáticamente los documentos que ya hayan sido incorporados a un informe de viaje. Para solicitar su eliminación, el usuario debe utilizar el procedimiento anterior.
El usuario puede revocar en cualquier momento la autorización concedida a la aplicación desde la configuración de seguridad de su Cuenta de Google. La revocación impide futuros accesos a Gmail (ver la sección anterior sobre los efectos de la revocación en los datos ya almacenados).
Los datos de usuario obtenidos de las APIs de Google, tanto datos originales como datos derivados, no se utilizan para desarrollar, mejorar o entrenar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático de propósito general.
Los soportes importados se almacenan de forma privada dentro de la infraestructura tecnológica utilizada por Informe de Viajes ACC. Se aplican medidas razonables para proteger la información y limitar su acceso a usuarios autorizados según la finalidad del informe.
Asociación Central de Colombia · tesoreria@asocentral.org
Última actualización: 11 de septiembre de 2026.